Evästeseloste

SAMLA TOIMITILAT KY:N TIETOSUOJASELOSTE

1. Kuka käsittelee henkilötietojasi

Samla Toimitilat Ky (“me”)
Kauppakatu 18 C 35
40100 Jyväskylä
Y-tunnus 2690704-9

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tietosi

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi, jos olet vuokralaisemme tai mahdollisen vuokralaisemme edustaja, yhteyshenkilö, johtoon kuuluva, omistaja tai työntekijä:

• Nimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite
• Asema vuokralaisessa
• Henkilötunnus, jos vuokralaisena on toiminimi
• Yhteydenpito ja mahdolliset kyselyt

Näiden lisäksi saatamme käsitellä muita vuokralaisen hakemuksessa tai muun yhteydenoton yhteydessä annettuja tietoja.

Saamme pääsääntöisesti tiedot sinulta itseltäsi tai vuokralaiselta. Mahdollisten vuokralaisten yhteystietoja keräämme myös julkisista lähteistä kuten yritysten kotisivuilta ja kaupallisilta tietopalveluiden tarjoajilta. Mahdollisten vuokralaisten tietoja voidaan saada myös yhteistyökumppaneilta. Luottotiedot tarkastamme Suomen Asiakastieto Oy:n tai Alma Talent Oy:n palvelusta, mikäli luottotiedot tarkastetaan.

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla

Käytämme henkilötietojasi vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, vuokrasuhteen hoitamiseksi, vapaiden toimitilojen markkinointiin ja jotta voimme täyttää lakisääteiset velvollisuutemme.

Sopimusten valmistelu ja täytäntöönpano

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on valmistella vuokrasopimus ja vuokrasuhteen hoitaminen, johon kuuluvat esimerkiksi seuraavat toimet

• vuokrasopimusten hallinnointi
• asiakaspalvelu
• vuokrareskontran hoito
• tilojen kunnossapito

Laissa tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen

Laissa (esim. kirjanpitolaissa) ja viranomaisten päätöksissä asetettujen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä.

Oikeutettu etu

Jos olet vuokralaisemme edustaja, käsittelemme tietojasi vuokrasuhteeseen perustuvan oikeutetun edun perusteella. Jos olet mahdollisen vuokralaisemme edustaja, käsittelemme henkilötietojasi mahdolliseen vuokrasuhteeseen perustuvan oikeutetun edun perusteella.

4. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi

Voimme luovuttaa henkilötietojasi lain salliessa muille tahoille, kuten viranomaisille ja kanssamme samaan konserniin kuuluville yhtiöille.

Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta konsernin ulkopuolisille markkinointi-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä seuraavia käsittelijöitä:

• hallinnointiyhtiö
• IT-palveluiden tarjoajat
• postitus- ja viestintäpalveluiden tarjoajat
• tilitoimisto
• isännöinti- ja huoltopalvelut

5. Siirrämmekö tietoja kolmansiin maihin

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolissa niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille. Jos tietojasi siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai Euroopan komission vastaavuuspäätöksen perusteella.

6. Miten suojaamme henkilötietoja

Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää ja suhtaudumme tietosuoja-asioihin vakavasti. Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja väärinkäytöltä, luvattomalta pääsyltä sekä vahingossa tapahtuvilta muutoksilta ja tuhoutumiselta.

7. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia käsittelemiimme henkilötietoihin liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet:

A) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta saada pääsy tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädäntötoimenpiteillä tai jos pääsy tietoihin vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

B) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista.

C) Oikeus pyytää tietojen poistamista

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä
• Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä
• Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
• Tietojen käsittely on lainvastaista
• Tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.

D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen, jos

• kiistät käsittelemiemme tietojen oikeellisuuden
• jos kiistät tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, mutta vastustat tietojesi poistamista
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä
• jos emme enää tarvitse tietojasi, mutta sinä tarvitset oikeudelliseen vaateeseen liittyen.

E) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ja käsittelylle ei ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä.

F) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee vain henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti ja suostumuksesi tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyydämme olemaan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen hannu.saastamoinen(at)samla.fi tai kirjeitse osoitteeseen Samla Toimitilat Ky, Hannu Saastamoinen, Kauppakatu 18 C 35, 40100 Jyväskylä.

8. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja@om.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu yleistä tietosuoja-asetusta.

9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki niin edellyttää.

Alla on esitelty selvennykseksi esimerkkejä tietojen säilytysajoista:

• Kirjanpitosäädökset: kymmeneen vuoteen asti
• Tiedot sopimuksen täytäntöön panemisesta: kymmeneen vuoteen asti vuokrasuhteen päättymisestä oikeusvaateilta puolustautumista varten

10. Miten tähän selosteeseen tehdään muutoksia

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiimme saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa.

11. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä henkilökuntaamme. Ensisijainen yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Hannu Saastamoinen, jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen hannu.saastamoinen(at)samla.fi tai kirjeitse osoitteeseen Samla Toimitilat Ky, Hannu Saastamoinen, Kauppakatu 18 C 35, 40100 Jyväskylä.