Muutto herättää ihmisissä monenlaisia tunteita – siinä missä yksi stressaantuu jo pelkästä ajatuksesta, toinen odottaa innostuneena uuden ympäristön tuomaa vaihtelua.
Myös yritykset voivat kokea muuton toimitilasta toiseen joko haasteena tai mahdollisuutena. Jotta muutto onnistuu sujuvasti, on tärkeää valmistautua siihen mahdollisimman hyvin ja rakentaa suunnitelma, jota seuraamalla kaikki säästyvät turhalta stressiltä. Tämän vuoksi kokosimme viisi vinkkiä toimitilamuuttajalle.
1. Hoida tarvittavat sopimukset kuntoon
Itse vuokrasopimuksen ohella on huolehdittava myös muista sopimuksista, jotka eivät sisälly vuokraan ja jotka vuokralaisen on siksi hoidettava itse. Tällaisia sopimuksia voivat olla esimerkiksi sähkö- ja nettisopimukset sekä vakuutukset. Myös muuttovakuutusta kannattaa harkita, ellei sellainen jo sisälly yrityksesi vakuutuksiin.
Kun huolehdit sopimusasiat kuntoon ajoissa, pääsee arki uusissa toimitiloissa alkamaan sujuvasti ilman turhia yllätyksiä.
2. Huolehdi muuttopäivän logistiikasta ja muuttosiivouksesta
Yritykset hyödyntävät muutoissa lähes poikkeuksetta palveluita tavaroiden siirtämisen sekä muuttosiivouksen osalta. Jotta varmistat muuttopäivän sujuvuuden, kannattaa tarjouspyynnöt alan yrityksille lähettää ajoissa.
Tarjouspyyntöjen ohella kannattaa ainakin muuttopalvelun kohdalla pyytää arviointikäyntejä, jotta muuttoliike osaa arvioida tarkemmin muuton vaatimat aika- ja henkilöresurssit. Tarjouksessa huomio kannattaa kiinnittää sovittuihin työtehtäviin ja työnjakoon sekä siihen, vaikuttavatko ne realistisilta hintaan nähden.
Jotta muutto onnistuu sujuvasti, on tärkeää valmistautua siihen mahdollisimman hyvin ja rakentaa suunnitelma, jota seuraamalla kaikki säästyvät turhalta stressiltä.
3. Aloita pakkaaminen ajoissa
Pakkaamiseen on hyvä varata runsaasti aikaa, koska muun arjen ohessa muuttopäivä voi saapua yllättävän nopeasti. Muutto on myös oiva hetki käydä läpi kaikki tavarat ja miettiä, mikä on tarpeellista ja kannattavaa pakata mukaan. Yrityksillekin kertyy herkästi turhaa ja käyttämätöntä tavaraa, eikä kaikkea kannata viedä mukanaan uuteen toimitilaan.
Tavaroita pakatessa kannattaa myös pyrkiä järjestelemään ne selkeästi, jotta niiden purkaminen uudessa toimitilassa on sujuvampaa. Ohjeista henkilöstö nimikoimaan omat tavaransa tiettyjen esineiden, kuten työpöytien ja -tuolien sekä herkästi sekoittuvan pikkusälän, kuten tietokonenäyttöjen johtojen osalta. Näin kaikki säästävät aikaa ja vaivaa uusissa tiloissa ja jokainen saa omat kalusteensa sekä laitteensa nopeasti käyttöön.
4. Varmista, että henkilöstö pysyy tiedon tasalla
Tiedota henkilöstöä muutosta hyvissä ajoin, koska se vaikuttaa heidän työarkeensa. Kertomalla ajoissa muuton syyn, uuden toimitilan sijainnin ja muuton ajankohdan viestität paitsi avoimuudesta henkilöstöäsi kohtaan, sitoutat heidät myös tukemaan muuttoa omalta osaltaan.
Muista myös valmistaa henkilöstösi ensimmäiseen työpäivään uusissa tiloissa: kerro etukäteen pysäköintimahdollisuuksista, uuden toimitilan palveluista sekä uusien avaimien vastaanottamisesta. Näin saapuminen uuteen toimitilaan on mukavaa ja sujuvaa jokaiselle.
5. Ota uusi arki vastaan avoimin mielin
Kun valmistautuminen on tehty huolella, muuttopäivä sujuu jouhevammin kaikilta osapuolilta. Uuden arjen aloittaminen uusissa tiloissa voi viedä hetken, mutta lopulta kaikki vaiva palkitaan – ota siis avoin asenne ensimmäisiä viikkoja varten ja anna kaikille aikaa sopeutua muutokseen.
Muuttoihin lukeutuvat usein tupaantuliaiset, jotka ovat sovellettavissa myös toimitilamuuttoon. Tarjoamalla henkilöstölle kakkukahvit tai järjestämällä suuremmat juhlallisuudet, muuttoprojekti saatetaan kunnialla maaliin ja kaikki saavat kiitoksen panoksestaan.
Siintääkö tulevaisuudessa toimitilamuutto?
Me Samla Toimitiloilla haluamme, että uuden toimitilan etsiminen, vuokraaminen ja tilaan muuttaminen tapahtuvat helposti ja mutkattomasti. Palvelemme asiakkaitamme tilatarpeiden kartoituksesta alkaen ja tarjoamme myös muuttopalveluita sujuvoittamaan yrityksesi muuttoa uusiin tiloihin.
Onko yrityksesi vailla uutta toimitilaa? Tutustu vapaisiin tiloihimme ja ole yhteydessä, niin kartoitetaan vaihtoehtoja yhdessä.
