Toimitilaa valittaessa huomio kiinnittyy usein ensimmäisenä fyysiseen tilaan, sen sijaintiin sekä tarjolla oleviin oheispalveluihin. Sopivaa toimitilaa etsittäessä kannattaa kuitenkin huomioida myös vuokranantaja ja vuokrasopimuksessa määriteltävät asiat, jotka vaikuttavat yrityksen arkeen.
Sujuva yhteistyö vuokranantajan kanssa helpottaa arkea
Vuokranantajalla on merkittävä rooli paitsi itse tilojen, myös erilaisten toimitilaan liittyvien palveluiden tarjoajana. Sen lisäksi, että vuokranantajan toivotaan auttavan arkisissa asioissa, kannattaa huomiota kiinnittää vuokranantajan taloudelliseen tilanteeseen, vastuullisuuteen ja yhteistyökäytänteisiin.
Mitä vakaampi taloudellinen tilanne vuokranantajalla on, sitä varmemmassa asemassa vuokralainen on. Vuokranantajan vakaa taloudellinen tilanne näkyy usein esimerkiksi toimitilojen tarvitsemien perusparannusten ajantasaisuudessa ja laadussa. Jos vuokranantajan kassa ei ole kunnossa, voi vuokranantajan konkurssi ja siitä seuraava vuokranantajan vaihtuminen sekä sopimuksen uusiminen olla mahdollinen skenaario.
Vastuullisuus on tärkeä arvo yhä useammalle yritykselle ja sen halutaan näkyvän myös toimitilavalinnassa. Vuokranantajan vastuullisuus tarkoittaa käytännössä toimitilojen energiatehokkuutta ja hiilidioksidipäästöjen vähäisyyttä. Suomessa kiinteistöt aiheuttavat noin 40 % hiilidioksidipäästöistä, joten toimitilavalinnalla voi vaikuttaa asiaan huomattavasti.
Mitä helpompaa yhteistyö vuokranantajan kanssa on, sitä sujuvampaa arki uusissa toimitiloissa tulee olemaan. Sillä, kuinka hyvin vuokranantajatahon yhteyshenkilöt ovat tavoitettavissa, on suuri merkitys käytännön asioissa – kuten silläkin, millaiset mahdollisuudet vuokralaisella ylipäänsä on vaikuttaa asioihin.
Mitä helpompaa yhteistyö vuokranantajan kanssa on, sitä sujuvampaa arki uusissa toimitiloissa tulee olemaan.
Varmista nämä asiat sopimuksentekovaiheessa
Vuokrasopimukseen kirjataan vuokrasumman lisäksi vuokrankorotusperiaatteet, joiden myötä vuokran suuruus voi jossain vaiheessa vuokrasuhdetta kasvaa. Tämän vuoksi on tärkeää tarkistaa, millä perusteilla vuokranantajalla on oikeus korottaa vuokraa. Vuokrankorotus voidaan sopia tehtäväksi esimerkiksi prosentuaalisena vuosikorotuksena tai indeksikorotuksiin sidottuna.
Sopimuksessa on syytä tarkastella myös sitä, sisältyvätkö vesi, sähkö ja jätehuolto vuokraan vai täytyykö vuokralaisen maksaa niistä erikseen ja solmia jokaisesta omat sopimuksensa. Myös siivousjärjestelyjen toimivuus kannattaa tarkistaa ajoissa, sillä siivous voi joko hoitua vuokranantajan järjestämänä palveluna tai vuokralaisen itsensä määrittämällä tavalla.
Nettiyhteys on tänä päivänä välttämättömyys ja sen järjestäminen voi joko kuulua vuokrasopimukseen tai jäädä vuokralaisen vastuulle. Myös postiasiat kannattaa tarkistaa vähintään postilaatikon sijainnin osalta, jotta saat postin perille myös uusissa toimitiloissa.
Käytännön asioista tulee muistaa myös kulunvalvontaan liittyvät asiat: hoitaako vuokranantaja kulunvalvontaan liittyvät asiat ja mitä vuokralaisen on tarpeellista tietää? Tässä kohtaa on hyvä varmistaa myös se, minne kaikkialle avaimet käyvät ja kuinka niitä voi saada lisää esimerkiksi uutta työntekijää varten.
Miten valita luotettava vuokranantaja?
Jos olet jo selvittänyt toimitilan vuokraamiseen liittyvät käytännön asiat, mutta epäröit vielä vuokranantajan suhteen, voit aina hyödyntää aiempia asiakaskokemuksia: katso, onko vuokranantajalla olemassa olevia asiakasreferenssejä tai tyytyväisyyskyselyiden tuloksia.
Voit myös kysyä kiinteistön nykyisiltä vuokranantajilta, millaista yhteistyö vuokranantajan kanssa on ollut. Lisäksi kiinteistön huoltoyhtiöön soittamalla voit saada tuntumaa siihen, millaista asiointi heidän kanssaan on.
Samla Toimitilat on luotettava vuokranantaja – emme vain vuokraa tilaa, vaan vaikutamme asiakasyritystemme kannattavuuteen tarjoamalla sekä tarpeitanne palvelevat tilaratkaisut että henkilöstönne työhyvinvointia lisäävän palvelukonseptin.
Tutustu toimitiloihimme ja ole yhteydessä, niin kartoitetaan parhaat vaihtoehdot yrityksenne tarpeisiin.
